Головна Реєстрація Вхід RSS

ЗАТВЕРДЖЕНО          «____»______2016р   _______________ С.М.Троян

 

Інструкція

з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Крутогорбівській сільській раді

1. Загальні положення 

1.1. Інструкція  з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Крутогорбівській сільській раді (далі – Інструкція), визначає порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв (фото-, кіно-, відео-, аудіоплівки, електронні носії інформації та ін.), які містять відомості, що становлять службову інформацію у Крутогорбівській сільській раді . Інструкція розроблена з урахуванням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» (далі – Закон).
1.2. Відповідно  до   вимог   частини  другої  статті 6 Закону до  службової

інформації може належати інформація:

– що міститься в документах суб’єктів владних повноважень, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов’язані з розробкою напряму діяльності установи або здійсненням контрольних, наглядових функцій органами державної влади, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень;

– зібрана в процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни, яку не віднесено до державної таємниці.

Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф «Для службового користування». Доступ до таких документів надається відповідно до частини другої статті 6 Закону, згідно з якою обмеження доступу до інформації здійснюється при дотриманні таких вимог:

– виключно в інтересах національної безпеки, територіальної цілісності або громадського порядку з метою запобігання заворушенням чи злочинам, для охорони здоров’я населення, для захисту репутації або прав інших людей, для запобігання розголошенню інформації, одержаної конфіденційно, або для підтримання авторитету і неупередженості правосуддя;

         – розголошення інформації може завдати істотної шкоди цим інтересам;

– шкода від оприлюднення такої інформації переважає суспільний інтерес в її отриманні.

1.3. Обмеженню доступу підлягає інформація, а не документ. Якщо документ містить інформацію з обмеженим доступом, для ознайомлення надається інформація, доступ до якої не обмежений.
1.4. Не може бути обмежено доступ до інформації про:

– розпорядження бюджетними коштами;

– володіння, користування чи розпорядження державним, комунальним майном, у тому числі до копій відповідних документів;

– умови отримання цих коштів чи майна;

– прізвища, імена, по батькові фізичних осіб та найменування юридичних осіб, які отримали ці кошти або майно.

 При дотриманні вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону, зазначене положення не поширюється на випадки, коли оприлюднення або надання такої інформації може завдати шкоди інтересам національної безпеки, оборони, розслідуванню чи запобіганню злочину.
1.5. До службової інформації не можуть належати також відомості:

– про надзвичайні ситуації, небезпечні природні явища та процеси, екологічна, гідрометеорологічна, гідрогеологічна, демографічна, санітарно-епідеміологічна та інша інформація, необхідна для забезпечення безпечного існування населених пунктів, громадян, а також виробничих об’єктів, що є у розпорядженні сільської ради;

– про факти порушення прав і свобод людини і громадянина;

– про нормативно-правові засади діяльності, структуру, основні завдання та повноваження, напрями діяльності сільської ради, структуру та обсяг бюджетних коштів, порядок та механізм їх витрачання;

– про нормативно-правові акти, акти індивідуальної дії (крім внутрішньоорганізаційних), прийняті розпорядником;

– про документи, що накопичуються у архівах, інформаційних системах, необхідні для реалізації прав, свобод і обов’язків громадян;

– інші відомості, доступ до яких не може бути обмежено відповідно до законів та міжнародних договорів України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.
1.6.  Віднесення  інформації   до  службової  інформації  здійснюється   на підставі рішення експертної комісії Крутогорбівської сільської ради. Рішення експертної комісії оформляється протоколом.
1.7.   Перелік    відомостей,   що    становлять    службову    інформацію   з обмеженим доступом в Крутогорбівській сільській раді, розглядається експертною комісією і затверджується розпорядженням сільського голови.
1.8.   Перелік   відомостей,   що    становлять    службову   інформацію в Крутогорбівській сільській раді є обмеженим у доступі.
1.9. Подання   щодо   віднесення    інформації    до   службової    інформації подається сільським головою до експертної комісії, рішення якої є підставою для включення інформації до переліку відомостей, що становлять службову інформацію.

1.10. На документах (у необхідних випадках – і на їх проектах), які містять службову інформацію, у правому верхньому куті першої сторінки проставляються гриф «Для службового користування» і номер примірника. Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі до нього.

1.11. Необхідність проставлення грифа «Для службового користування» визначається на підставі Переліку відомостей, що становлять службову інформацію в Крутогорбівській сільській раді.

1.12. Зняття з документів чи інформації грифа «Для службового користування» та виключення їх з переліку відомостей, що містять службову інформацію, здійснюється за поданням сільського голови до експертної комісії, рішення якої є підставою для зняття грифа «Для службового користування» з документа чи інформації та виключення її з переліку.

1.13. На документах, з яких знято гриф «Для службового користування», робиться відповідна відмітка та повідомляються усі особи та організації, яким надсилався цей документ.

2. Облік документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію в Крутогорбівській сільській раді

2.1. Відповідальність за організацію обліку, зберігання та використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, та їх копій у Крутогорбівській сільській раді, а також контроль за дотриманням цієї Інструкції покладаються на посадових осіб сільської ради.

2.2. Облік документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, ведеться у журналах обліку документів з грифом «Для службового користування» згідно встановленої форми.

2.3. Сторінки журналу нумеруються, журнали прошнуровуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується сільським головою та засвідчується печаткою сільської ради.

2.4. У разі коли обсяг документів з грифом «Для службового користування» незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом з іншою несекретною документацією. При цьому в журналі до реєстраційного номера документа або видання додається позначка «ДСК».

3. Розмноження і розсилання (відправлення) документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію в Крутогорбівській сільській раді.

3.1. Розмноження документів з грифом «Для службового користування» на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу та під контролем посадових осіб Крутогорбівської сільської ради.

3.2. Під час розмноження документів з грифом «Для службового користування» з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства.

3.3. Розсилання (відправлення) документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію з обмеженим доступом, здійснюється відповідно до переліку осіб та підприємств, установ, організацій (далі – організації), до яких надсилається інформація, підготовленого відповідальною посадовою особою та погодженого з головою Крутогорбівської сільської ради.

На інформації має бути зазначено облікові номери примірників відповідно до переліку.

3.4. Друкування документів з грифом «Для службового користування» здійснюється виконавцями цих документів з використанням інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи тільки після створення в ній комплексної системи захисту інформації та підтвердження відповідності створеної системи вимогам нормативних документів з питань технічного захисту інформації у порядку, встановленому законодавством.

3.5. Реєстрація надрукованих документів здійснюється в журналах реєстрації ініціативної кореспонденції. До реєстраційного номера документа додається позначка «ДСК».

3.6. На звороті останньої сторінки кожного примірника документа особа, яка здійснює друкування документа, зазначає кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, своє прізвище і дату друкування документа.

3.7. У супровідному листі до документів з грифом «Для службового користування» окремими пунктами після слів «Додаток:» по кожному документу зазначаються його вид, кількість аркушів, реєстраційний номер, номер примірника, гриф обмеження доступу («Для службового користування» або «Не таємно», якщо додаток без обмеження доступу).

3.8. Якщо в супровідному листі до документів з грифом «Для службового користування» відсутня інформація з обмеженим доступом, у правому верхньому куті такого документа зазначається:

«Для службового користування

(без додатка – не таємно)

Прим. № ___»

3.9. Пересилання документів з грифом «Для службового користування» до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також з кур’єрами організацій.

3.10. Документи з грифом «Для службового користування», що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них та ознайомлення з їх змістом сторонніх осіб.

3.11. На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки «Для службового користування».

На конвертах (упаковках) документів з грифом «Для службового користування» забороняється зазначати прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

3.12. Доставка документів з грифом «Для службового користування» «Нарочно» до інших організацій та осіб може здійснюватися працівниками Крутогорбівської сільської ради  з дозволу сільського голови та з обов’язковою відміткою про документ у журналах вихідної  кореспонденції  «Нарочно».

4. Порядок використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію з обмеженим доступом в Крутогорбівській сільській раді.

4.1. До роботи з документами з грифом «Для службового користування» допускаються посадові особи, які мають безпосереднє відношення до цих документів, за рішенням голови Крутогорбівської сільської ради.

4.2. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом «Для службового користування» для відкритих виступів або опублікування в засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або в інших громадських місцях.

4.3. У разі потреби з письмового дозволу сільського голови допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого доступу, якщо такі відомості не суперечать переліку, зазначеному в пункті 1.8 розділу І цієї Інструкції.

4.4. Ознайомлення з розпорядженнями  сільського голови , що мають гриф «Для службового користування», здійснюється за поданням посадової особи  із зазначенням обґрунтування.

4.5. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом «Для службового користування» з дозволу сільського голови за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.

4.6. Фізичним особам та організаціям документи з грифом «Для службового користування» надаються в установленому законодавством порядку.

5. Порядок зберігання, знищення документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію в Крутогорбівській сільській раді

5.1. Документи з грифом «Для службового користування» повинні зберігатися у службових приміщеннях (бібліотеках) у шафах (сейфах), які надійно замикаються та опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.

5.2. Документи з грифом «Для службового користування», видані для роботи з дозволу сільського голови , підлягають поверненню у той самий день.

Окремі документи з грифом «Для службового користування» з дозволу сільського голови можуть бути у виконавця протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

5.3. Документи з грифом «Для службового користування» після їх виконання формуються у справи.

5.4. Документи з грифом «Для службового користування» залежно від виробничої та інформаційної потреб дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того самого питання.

5.5. Якщо в сільській раді створюється велика кількість однакових видів документів (розпоряджень, інструкцій, планів тощо) з грифом «Для службового користування» та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи.

5.6. У разі долучення документа з грифом «Для службового користування» до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка «ДСК».

5.7. Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом «Для службового користування», повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф «Для службового користування».

5.8. Справи з документами з грифом «Для службового користування» повинні мати внутрішні описи.

5.9. Забороняється виносити документи з грифом «Для службового користування» за межі службових приміщень Управління.

У разі потреби посадова особа за погодженням з сільським головою може дозволити виконавцям винести за межі службового приміщення сільської ради (адмінбудинку ) документи з грифом «Для службового користування» для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що розташовані в межах одного населеного пункту.

5.10. Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом «Для службового користування». Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження співробітника відповідно до порядку, встановленого пунктами 3.11 – 3.12 розділу ІІІ цієї Інструкції.

5.11. В окремих випадках з дозволу сільського голови  дозволяється перевезення документів з грифом «Для службового користування» до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників , що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.

5.12. Перевірка наявності документів з грифом «Для службового користування» та дотримання вимог роботи з ними посадовими особами Крутогорбівської сільської ради  здійснюється щорічно комісією, яка призначається розпорядженням сільського голови. До складу цієї комісії обов’язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, посадові особи сільської ради.

5.13. Результати перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування» та дотримання порядку роботи з ними оформляються актом.

5.14. Інформація про факти втрати документів з грифом «Для службового користування» або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома сільського голови.

5.15. Для розслідування факту втрати документів з грифом «Для службового користування» або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них,  розпорядженням сільського голови призначається комісія, висновок якої подається сільському голові.

5.16. За порушення, що призвели до розголошення інформації з грифом «Для службового користування», втрати або незаконного знищення документів з грифом «Для службового користування», а також інших вимог цієї Інструкції винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством.

5.17. Відібрані для знищення справи з грифом «Для службового користування», що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт разом з іншими несекретними справами, відібраними до знищення. При цьому у графі «Заголовки справ» після номерів цих справ проставляється відмітка «ДСК».

5.18. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом «Для службового користування» перед здачею на переробку як макулатура повинні в обов’язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх прочитання.

5.19. Після знищення матеріалів з грифом «Для службового користування» в облікових документах (картках, журналах, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка «Знищено. Акт від (дата) №__».

5.20. Телефонні та адресні довідники (списки абонентів АТС-10, АТС-100, АТС-200), а також копії документів і друкарський брак знищуються без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.